Dificilmente alguma organização não irá precisar fazer o reembolso de despesas em algum momento, principalmente quando conta com equipes externas de venda. As viagens para visitar clientes, fornecedores ou até para realizar treinamentos são atividades corriqueiras.

Por mais comum que seja o assunto, ainda existem dúvidas. Natural, já que, se não for bem planejado, o processo pode gerar prejuízos financeiros para a empresa ou até para o colaborador. 

Dessa maneira, fazer uma boa gestão de reembolso é fundamental. Neste post vamos nos aprofundar no assunto, esclarecer o que diz a lei e passar dicas para você otimizar esse tipo de gestão na sua empresa. Acompanhe!

O que é reembolso de despesas corporativas

O reembolso de despesas é o processo que garante o ressarcimento ao colaborador de gastos gerados a partir de atividades diretamente ligadas ao trabalho. Essa prática é uma obrigação das organizações e, caso não realizada, pode trazer complicações legais e tributárias.

Como exemplo, imagine que um colaborador precisou viajar para visitar um cliente. Sem dúvidas a função irá exigir alguns gastos como passagens, hospedagem, alimentação, transporte, entre outros e esses custos devem ser reembolsados pela empresa. 

Para ter um processo eficaz e não correr riscos de prejuízos, deve existir um documento que estabeleça a política de reembolso contendo os direitos e deveres de ambas as partes: empregado e empregador.

O que a legislação diz sobre o reembolso

A questão do reembolso de despesas corporativas se tornou mais flexível após a Reforma Trabalhista de 2017, podendo ser realizado de formas diferentes, porém se mantém a necessidade de ser combinado previamente entre as partes envolvidas.

Em geral, são três formatos que o custeio se desenvolve:

  • Durante a atividade externa o colaborador guarda os comprovantes e notas fiscais de gastos gerados pelo trabalho e envia para a empresa, sendo reembolsado ao final;
  • Antes de iniciar a viagem externa a gestão estabelece uma verba fixa, disponibilizando o valor previamente ao funcionário;
  • Pode ocorrer de maneira mista, onde valores fixos como hospedagem e passagem são disponibilizados previamente e outros custos, como alimentação e transporte, são reembolsados no final mediante a comprovantes

É válido ressaltar que o reembolso de despesas não compõem salário, a legislação entende o custo como natureza indenizatória, ou seja, não terá incidência de impostos e taxas sobre os valores. A exceção é para quando os valores diários recebidos da atividade externa ultrapassarem 50% do salário do colaborador.

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Despesas com tarefas do trabalho e atividade em home office

A Reforma Trabalhista traz como destaque as questões de despesas com atividades do trabalho e atividade em home office. É importante notar as diferenças, principalmente no cenário atual onde o trabalho remoto teve um notável aumento.

Em situações em que o funcionário tem algum custo ao desempenhar sua função diretamente ligada a seu trabalho, a empresa deverá reembolsar o valor comprovado. Neste caso, não integra salário ou encargo trabalhista!

Para as atividades em home office, não considera-se apenas reembolso de custos. A legislação prevê despesas de infraestrutura, equipamentos necessários para o trabalho e o auxílio home office, incluindo gastos com luz e internet, por exemplo.

O artigo 75-D esclarece: “As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

Como melhorar o processo de reembolso de despesas

É essencial que o processo de reembolso esteja bem estruturado para evitar desgastes tanto para a gestão financeira, quanto para o colaborador. Reduzindo problemas como comprovantes ilegíveis, lançamentos errados, falta de notas fiscais, entre outros que podem ocasionar em prejuízos. 

O primeiro passo é elaborar um documento de política de reembolso, tornando claro e acessível aos colaboradores o que é, ou não, reembolsado pela organização e como o processo é realizado. Deve ser como um manual completo contando com prazos, se existe algum limite de gasto, o que é necessário apresentar à gestão, etc.

Para ter um bom controle financeiro, é importante que exista um comprovante de reembolso. Quando o valor for ressarcido ou disponibilizado previamente, o funcionário assina o recibo junto ao responsável pelo financeiro e, assim, há uma comprovação de que foi devidamente entregue.

Monitore continuamente a atividade

Revisar o processo periodicamente é fundamental para trazer melhorias e reduzir gargalos. Com a política já estabelecida, é importante acompanhar se o que foi mapeado está sendo seguido e os resultados que estão sendo obtidos, assim é possível corrigir erros, tornar o documento mais claro e torná-lo cada vez melhor.

O reembolso de despesas é uma atividade que tende a aumentar, visto que as viagens corporativas estão a todo vapor. Utilize as dicas do post para criar uma política eficiente de reembolsos, garantindo o compliance e evitando gargalos desnecessários. 

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