Na gestão de Benefícios Corporativos, a oferta dos Vales Alimentação e Refeição é uma das opções mais populares e atrativas entre as empresas, uma vez que é um benefício valorizado pelos colaboradores e com alto impacto em suas experiências.
Além de um caráter social, oferecer esse tipo de vantagem é uma forma de aumentar a satisfação e engajamento dos colaboradores, o que reflete diretamente na produtividade e nos resultados da empresa.
A crescente valorização da experiência do colaborador tem impulsionado transformações no mercado de benefícios. É nesse contexto que entra o Decreto 10.854/21, que foi publicado em 11 de novembro de 2021 e trouxe mudanças importantes na gestão dos benefícios de alimentação.
Neste artigo, iremos abordar a importância de garantir a segurança jurídica na gestão de benefícios e explicar como se preparar para as mudanças trazidas pelas novas regras. Confira!
Como o Decreto 10.854/21 impacta o Auxílio Alimentação?
O decreto reforça a proibição do uso do saldo dos Vales Alimentação e Refeição para aquisições que não estejam relacionadas com alimentação. Essa medida visa garantir que os colaboradores utilizem o benefício adequadamente, evitando que o saldo seja utilizado em locais que não são destinados à venda de alimentos ou refeições.
Com essa proibição, as categorias de refeição e alimentação, oferecidas pelo PAT ou não, devem ser mantidas incomunicáveis com outras categorias. Ou seja, uma empresa que oferece Benefícios Flexíveis, por exemplo, deve se certificar de que os colaboradores não tenham a opção de transferir o saldo de alimentação para uma carteira não relacionada.
O valor destinado a esses benefícios deve ser utilizado apenas para o pagamento em estabelecimentos que se enquadram na categoria de venda de alimentos, tais como restaurantes, supermercados, padarias, lanchonetes etc.
Quais são as outras mudanças?
A legislação não se limitou a regular o uso dos benefícios de alimentação. Seu principal impacto, aliás, deve ser na forma como as operadoras de benefícios se relacionam com seus clientes, especialmente nos processos contratuais. Práticas antes comuns, como o pós-pagamento e rebate, estão definitivamente proibidas. Saiba mais:
Rebate nunca mais!
O rebate consistia em fornecer um valor extra para os trabalhadores como forma de gerar benefícios para os empregadores, no entanto, essa prática se tornará irregular. Agora, o valor pago pelo empregador deve ser o mesmo disponibilizado para o trabalhador.
Essa mudança visa garantir maior transparência e paridade nos contratos de benefícios, impedindo que empresas escolham fornecedores com base em incentivos financeiros e não na qualidade do serviço oferecido
Alguns fornecedores passaram a praticar uma espécie de rebate maquiado, ou seja, um rebate disfarçado em forma de vantagens como pagamento de plano de saúde, programa de pontos para descontos, pagamentos de festas de fim de ano, cestas de Natal etc. O Decreto 11.678/23, publicado em 31 de agosto de 2023, deixa claro que essa brecha não existe e já não existia no decreto anterior.
Pós-Pagamento vetado
A nova regulamentação determina que os benefícios devem ser pré-pagos, o que significa que o empregador deve realizar o pagamento à operadora antes que o saldo seja creditado no cartão de benefícios do trabalhador. Qualquer prática que configure pós-pagamento está vetada e pode ser punida com multa.
Com a proibição do pós-pagamento, é possível evitar práticas abusivas e incentivar os RHs a procurar pelo fornecedor de benefícios que ofereça, de fato, a melhor experiência para os colaboradores.
Arranjo aberto
As modificações no PAT, conforme estabelecidas pelo Decreto 11.678/23, também incorporam o novo conceito de arranjo aberto para o setor, um sistema que amplia a aceitação dos cartões que carregam o saldo do benefício.
É importante destacar que a visão de que o arranjo aberto nunca foi proibido, e o Decreto veio para fortalecer essa perspectiva, marcando a primeira vez em que tal previsão é explicitamente mencionada na regulamentação do PAT. A nova legislação aponta que os Benefícios de Alimentação e Refeição sejam fornecidos ao colaborador por meio de cartões com bandeira.
Como garantir a segurança jurídica na gestão do auxílio alimentação?
Contratos vigentes que não atenderem às regras precisarão ser revistos. Isso significa que a empresa não poderá manter acordos que incluam o pós-pagamento, por exemplo. É crucial que as empresas revisem seus contratos com fornecedores atuais de Benefícios Corporativos e se preparem adequadamente para assegurar a segurança jurídica na gestão dos benefícios de alimentação.
É importante destacar que a nova legislação prevê penalidades financeiras significativas para as empresas que não cumprirem a medida. Por essa razão, as empresas precisam estar atentas e tomar as medidas necessárias para garantir que o auxílio alimentação seja utilizado de maneira adequada pelos colaboradores
Com essas mudanças, a gestão de benefícios das empresas precisa ser ainda mais eficiente e transparente. Para isso, é essencial que as empresas tenham sistemas e processos claros e bem definidos para garantir que o saldo do Vale Alimentação seja utilizado de forma correta pelos colaboradores, evitando problemas e multas decorrentes do descumprimento das regras.
Isso está diretamente ligado ao fornecedor de benefícios. Um cartão de benefícios que inclui múltiplas categorias deve ser capaz de identificar o tipo de estabelecimento antes de autorizar, ou não, a transação. Além disso, caso os colaboradores tenham a opção de gerenciar o próprio saldo, o aplicativo deve impor travas nas categorias de alimentação.
Como se manter em conformidade com a legislação trabalhista?
As empresas precisam estar atentas para fazer valer as mudanças na lei. É preciso ter atenção redobrada neste período de transições para não cometer erros e deslizes. Para manter a conformidade com a legislação trabalhista, a empresa pode adotar as seguintes práticas:
1. Revisite o contrato com seu fornecedor atual de Benefícios Corporativos.
Contratos em vigor que não estiverem em compliance com a lei precisarão ser revistos. Isso significa que a empresa não poderá manter acordos que incluam o pós-pagamento, por exemplo. É preciso revisar o contrato com seu fornecedor atual de Benefícios Corporativos e se planejar desde já para escolher a melhor decisão a ser feita.
2. Mantenha-se atualizado
A legislação trabalhista está em constante mudança, por isso, é essencial que a empresa esteja sempre atualizada em relação às novidades. Acompanhar as mudanças na legislação, mantendo um diálogo constante com profissionais especializados na área, é fundamental.
3. Elabore contratos claros e objetivos
Os contratos de trabalho devem ser claros e objetivos, deixando explícitas todas as obrigações e direitos tanto da empresa como dos colaboradores. Dessa forma, evita-se desentendimentos futuros.
4. Registre corretamente os colaboradores
É importante que a empresa registre corretamente seus colaboradores, garantindo que os dados estejam atualizados e corretos. Isso ajuda a evitar problemas futuros com a Justiça do Trabalho.
5. Procure um fornecedor de benefícios comprometido com o compliance
Mesmo com a legislação em vigor, é possível que você encontre fornecedores dispostos a tentar driblar as regras. Não é uma boa ideia, já que a prática pode gerar multas e prejuízos na reputação da empresa. Em vez disso, busque um fornecedor que leve a sério a segurança jurídica da organização.
Como escolher o fornecedor de benefícios adequado?
Escolher o fornecedor pode ser um processo demorado. Porém, é vital levar o tempo necessário para garantir a segurança jurídica do auxílio alimentação na gestão de benefícios corporativos. Por isso, preparamos algumas orientações para te ajudar. Acompanhe!
Identifique as necessidades da sua empresa
O primeiro passo para procurar um fornecedor de benefícios, é identificar as necessidades da sua empresa. Isso inclui determinar o orçamento disponível, o número de colaboradores que precisam do auxílio alimentação e os tipos de benefícios que a empresa deseja oferecer.
Realize pesquisas
Faça uma pesquisa de mercado para identificar fornecedores de benefícios que ofereçam o auxílio alimentação. Verifique as opções disponíveis, o custo e o tipo de estratégia utilizada.
Verifique a reputação do fornecedor
Pesquise sobre a reputação do fornecedor em relação à qualidade dos serviços oferecidos, atendimento ao cliente e conformidade com as leis e regulamentações. Procure por avaliações e feedbacks de outros clientes.
Avalie a compliance do fornecedor
Diante da implementação das novas regras, avaliar a compliance do fornecedor é um passo essencial para garantir a segurança jurídica dos Benefícios Corporativos. Certifique-se de que o fornecedor esteja em conformidade com o PAT e com as normas e regulamentações locais que regem a gestão de Benefícios Corporativos.
Ao considerar esses pontos, a empresa poderá escolher um fornecedor de benefícios adequado para garantir a segurança jurídica do auxílio alimentação na gestão de Benefícios Corporativos. É importante lembrar que a escolha de um fornecedor não deve ser baseada apenas no preço, mas sim em uma avaliação criteriosa de todas as opções disponíveis
Conclusão
Com o início da nova era, é fundamental que as empresas sigam as normas e regulamentações relacionadas ao auxílio alimentação para garantir a segurança jurídica na gestão. A adoção de práticas de compliance é fundamental para identificar e corrigir possíveis falhas e desvios, assegurando a conformidade e evitando problemas legais e reputacionais.
Além disso, seguir as normas e regulamentações relacionadas ao auxílio alimentação faz parte do esforço para focar na experiência dos colaboradores, o que tem impacto direto em sua produtividade.
Portanto, é importante que as empresas estejam sempre atentas às mudanças nas leis e normas que regem os Vales Alimentação e Refeição, buscando atualizar seus processos e práticas de acordo com as exigências legais. Somente assim será possível garantir a segurança jurídica da gestão.
Quer saber mais sobre a nova era e garantir a segurança jurídica do auxílio alimentação? Acesse nossa página com conteúdos valiosos para preparar seu RH na gestão de benefícios!
