Após o ano de 2020, com o início do trabalho do trabalho híbrido, o auxílio home-office passou a estar presente em diversas empresas ao redor do país. Mais precisamente, em cerca de 45% delas.
Essa informação está presente no Guia Nacional de Benefícios 2021, realizado pela Swile em parceria com a Leme Consultoria. Foram registradas respostas de mais de 1000 empresas.
Apesar da modalidade de trabalho já existir, a pandemia de COVID-19 catalisou o processo de levar grande parte dos colaboradores e dos processos para o trabalho à distância. Consequentemente, o novo cenário trouxe muitas mudanças, dúvidas, obstáculos e até alteração em planos de benefícios.
Com isso, torna-se importante tanto para as equipes de RH, quanto para os próprios colaboradores entender sobre a modalidade de trabalho e as mudanças referentes aos benefícios. Confira no artigo tudo sobre o auxílio home office!
O que é auxílio home office
A mudança de cenário de trabalho trouxe novos desafios. A ida dos colaboradores para suas casas a fim de continuarem trabalhando respeitando as medidas de segurança e prezando pela saúde individual e coletiva gerou não apenas uma mudança de processos, mas de gastos.
Afinal, passando grande parte do dia nos escritórios, diversas despesas eram custeadas pela empresa, seja de forma direta como os materiais de trabalho ou, de maneira indireta, como a energia elétrica e a internet. Portanto, o auxílio home office veio para ajudar os colaboradores a financiarem esses e outros custos.
Existe a expectativa de que muitos profissionais não retornem a trabalharem presencialmente, continuando integralmente à distância ou parcial, com um regime híbrido. O benefício é uma forma de oferecer ao funcionário condições similares ao ambiente do escritório, com equipamentos para atividades laborais, auxilio em contas de luz e internet, por exemplo.
Por que o auxílio home-office é um dos benefícios do momento?
Receber o home office é uma forma de garantir a oferta de condições adequadas durante o trabalho remoto. Com isso, tanto a empresa quanto o colaborador saem ganhando.
A necessidade pelo auxílio começou com a migração para o home office de forma mandatória, devido à pandemia do novo coronavírus. No entanto, diversas empresas estão dispostas a continuar nesse modelo.
Mesmo aquelas que não vão continuar 100% remotas têm uma tendência em ir para um modelo híbrido. Com isso, o home office tende a continuar presente na vida de muitos colaboradores.
Definitivamente, o home office veio para ocupar espaço significativo no mercado de trabalho. Por isso, cria-se a demanda pelo auxílio home office.
Mais insights sobre o benefício
Quase metade das empresas já oferecem auxílio ao trabalho remoto dos colaboradores. Veja alguns dados do cenário atual, retirados do Guia Nacional de Benefícios:
- A média do valor mensal dado pelas empresas é de R$100.
- 70% dos cargos que recebem auxílio home office pertencem ao administrativo.
- Internet representa 60% da categoria permitida pelo auxílio home office, seguida por energia elétrica (45%), mobiliário (40%) e telefone (37%).
Vantagens do home-office
Cada empresa tem sua própria estratégia, mas, em geral, existe uma tendência que alguns ou todos colaboradores possam trabalhar de casa na maior parte do tempo.
Um dos fatores que torna o home office atrativo para empresas é a economia com custos de água, eletricidade e locação de escritórios. Esta economia, por sua vez, justifica o investimento num auxílio que possa garantir que o colaborador tenha boas opções dentro da sua própria casa.
Quando um trabalhador recebe o auxílio home-office, ele também sente a importância da empresa para a qual trabalha, pois a empresa mostra que se preocupa com sua equipe e fornece subsídio de custos para despesas adicionais..
Implementar o home-office, embora pareça simples, pode ser muito importante para os colaboradores. É uma ótima forma de melhorar o employee experience e cultivar internamente a empatia entre empresas e profissionais.
O que a legislação diz sobre auxílio home office?
O artigo 2 da CLT traz que: “Considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço”. Portanto, é possível entender que o empregador deve assumir as despesas relacionadas à organização.
De forma mais específica, o artigo 75-D da Lei 13.467 menciona: “As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”
Assim, entende-se que o valor destinado a atividades do trabalho pelo colaborador, mesmo em modalidade home office, deve ser custeado pelo empregador. Contudo, o ideal é que a decisão seja feita de forma conjunta e devidamente registrada, a fim de garantir a segurança de ambas as partes.
A organização é obrigada a pagar ajuda de custo em home office?
A Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467) entende que, todo trabalho exercido fora da empresa em si, é considerado teletrabalho, portanto o empregador deve custear as despesas relacionadas à labor e o contrato deve definir como irá funcionar os custos, como estabelecido no artigo 2º.
Contudo, o custeio do home office é entendido como um benefício oferecido, uma flexibilidade. A legislação, dessa forma, permite uma negociação entre empregado e empregador quanto a compra e manutenção de equipamentos para a realização das atividades de trabalho. É essencial que as responsabilidades definidas estejam registradas em contrato de trabalho.
Em situações que um novo equipamento é necessário para a conclusão de uma tarefa, ou algum outro fator que o colaborador não possua, mas seja obrigatoriamente necessário para sua atividade, então a empresa deve ser responsável pelo custeio.
Existe um valor determinado para o auxílio home office?
Para muitas empresas era impensável a questão do trabalho home office, poderia parecer impossível que seus colaboradores trabalhassem à distância, no entanto, a pandemia mudou este cenário e, hoje, muitos negócios fazem planejamentos para não retornar ao presencial integralmente. Dessa forma, é natural ainda existirem muitas dúvidas.
Uma delas é quanto ao valor que pode ser disponibilizado como auxílio home office, afinal, existe um mínimo ou máximo definido? Conforme explicado, a legislação possibilita que o custeio do home office seja acordado entre empregado e empregador, portanto, não há um valor único. O saldo é definido pela organização e deve estar registrado formalmente.
Importância do auxílio home office
Como visto anteriormente, o auxílio home office traz vantagens para os colaboradores e para as empresas. É válido ressaltar sua importância, pois é um modelo de trabalho que está em alta e provavelmente irá continuar ao longo dos anos, se aprimorando constantemente.
O benefício trata do bem estar dos colaboradores, afinal, pode ser utilizado para melhorar o ambiente que o profissional irá utilizar para trabalhar à distância, comprando equipamentos adequados para manter o conforto e segurança no trabalho.
É essencial que as organizações consigam garantir aos funcionários boas condições para que possam desempenhar suas atividades com boa produtividade. Dessa forma, o colaborador irá se sentir valorizado mesmo não estando no local presencialmente e poderá executar suas tarefas com eficiência, sem prejudicar os resultados da empresa.
Pontos de atenção para considerar ao adotar o benefício
Por ser um auxílio relativamente novo, é fundamental que a organização tenha um bom planejamento, contando com medidas de prevenção de fraudes relacionadas ao benefício, evitando desentendimentos quanto às tributações.
A política deve estar bem definida e atualizada pela empresa, além disso ter um laudo que seja capaz de demonstrar as métricas e comprovar a destinação do valor como ajuda de custo. Também é necessário que seja feito um bom controle dos gastos e seus repasses, além de ser um valor compatível ao cargo do colaborador em questão.
Como elaborar uma política de auxílio de custos de home office
De acordo com a legislação, como explicado em tópicos anteriores, é possível que empregado e empregador negociem quanto ao custeio de despesas para a atividade em home office, mantendo o registro oficial em contrato. Para as organizações fazerem uma boa gestão desses custos, é essencial ter uma política estabelecida.
Diversas organizações optam por utilizar o método de reembolso para as despesas home office. Mesmo que já exista uma política de reembolso, é necessário atualizá-la para incluir os aspetos do trabalho à distância, visando sempre o bem estar do colaborador, prevenção de fraudes e a saúde financeira de ambas as partes.
A gestão deve solicitar o envio de recibos e, ou, faturas para que possa realizar o reembolso. Atualmente, existem softwares que otimizam o processo, automatizando funções como solicitação de credenciais ao colaborador, digitalização de documentos, entre outras.
De maneira geral, é importante que a política de custo estabelecida considere e registre o valor que será disponibilizado para este fim, a forma o qual será concedido, como poderá ser utilizado e os respectivos estabelecimentos, a razão para a empresa oferecer o auxílio de custo, além da periodicidade e duração da ajuda.
Há também a possibilidade da empresa oferecer os benefícios flexíveis, disponibilizando a opção de auxílio home office dentro do plano. Dessa forma, o saldo de benefícios em geral é concedido ao colaborador e o próprio funcionário decide como irá utilizá-lo, alocando os valores que considerar necessário nas categorias disponíveis.