Diversos fatores influenciam na longevidade e no bom desempenho de um negócio. Porém, é universal que a produtividade é elemento chave para qualquer empresa, de qualquer setor, ainda que o conceito seja variável dependendo do tipo de empreendimento e produto ou serviço prestado.
Dessa forma, medir os níveis de produtividade não é uma tarefa tão simples, porém é essencial. Afinal, apenas com dados de referência a gestão e a liderança conseguem tomar decisões assertivas para manter o negócio competitivo no mercado. Vamos entender mais sobre o assunto e ver alguns exemplos de métricas para trabalhar com eficácia!
O que são as métricas de produtividade?
Antes de trazer exemplos, é essencial entender o que são as métricas de produtividades para utilizá-las de forma eficaz, sem correr riscos indesejados. Em suma, as métricas em questão quantificam a produtividade das pessoas colaboradoras.
Ou seja, elas são responsáveis por medir as tarefas realizadas pelos colaboradores que impactam nos objetivos organizacionais e, assim, apontarem correções e oportunidades de melhoria. As métricas podem ser tanto quantitativas, quanto qualitativas, variando de acordo com a atividade que será avaliada.
Porém, é importante estar atento ao definir as métricas de produtividade, pois sua aplicação deve ser capaz de aumentar a eficiência. Quando determinadas com parâmetros irreais, o efeito pode ser o contrário, afetando elementos que impactam a produtividade como a motivação e engajamento dos colaboradores.
8 Exemplos de métricas para trabalhar com eficiência
Como mencionado, não existe um único padrão de produtividade. Cada tipo de trabalho terá um tipo de entrega, portanto, o que é considerado como eficiente também irá variar. Por isso, os exemplos irão abranger setores distintos e podem ser adaptados conforme a necessidade de cada negócio. Vamos lá!
1. Receita por funcionário
A receita por funcionário, ou RPF, tem uma visão geral da empresa. Sua proporção determina, de forma aproximada, a receita total que uma organização gera dividida pela quantidade atual de colaboradores.
O ideal é que a empresa busque um alto índice de RPF, pois isso indicará um alto nível de produtividade, o que tende a gerar maiores lucros. Afinal, quanto mais produtivo é um negócio, as chances de lucro aumentam, enquanto as possibilidades de perdas diminuem.
Pode-se resumir sua fórmula como:
Receita Por Funcionário = Receita Total / Número de Funcionários
2. Utilização de funcionário
A utilização de funcionário é uma métrica apresentada em porcentagem e está relacionada ao tempo trabalhado por um determinado colaborador em uma atividade faturável. É comumente escolhida para serviços como, por exemplo, consultoria, contabilidade e advocacia.
Para aplicá-la é importante ter definido o que é uma “atividade faturável”. Essa métrica auxilia a tomar decisões assertivas quanto às contratações sólidas, além de trazer informações se os colaboradores são super ou subutilizados, se estão sendo eficazes no alcance dos objetivos organizacionais, entre outros pontos.
Para essa métrica, a seguinte fórmula é utilizada:
Índice de Utilização = Horas Faturáveis / Horas de Trabalho Elegíveis
3. Produtividade autoavaliada
Um bom exemplo de métrica geral de produtividade, mas que, para ser utilizada, dependerá da maturidade da equipe. Pois, como o próprio nome sugere, os próprios colaboradores fazem uma autoavaliação e usam um scorecard de produtividade para apresentá-las.
Dessa forma, as pessoas colaboradoras conseguem ter autonomia e identificar pontos importantes como o quanto eles esperavam trabalhar em uma determinada atividade, quanto tempo de fato focaram e o tempo gasto com interrupções.
A partir disso, os líderes têm papel essencial em orientar as equipes com base nas autoavaliações, identificar melhorias, necessidade de treinamentos, dar feedbacks assertivos, entre outros. Há também maior troca de experiências e ideias entre os colegas de setor.
4. Horas-foco por dia
É comum que na rotina de trabalho existam distrações, interrupções e até situações inesperadas que acabam tirando os colaboradores de seu foco. Em determinadas atividades, é essencial que o empenho seja totalmente aplicado a algumas funções para a devida conclusão.
Essa métrica pode ser dividida em dois tipos: deep work, relacionado ao tempo que o colaborador focou em atividades sem interrupções (como reuniões) e trabalho operacional, sendo considerada as tarefas que garantem a produtividade (como enviar e-mails). O método é aplicável, principalmente, para funcionários em home office.
5. Ticket para tempo de resolução total
Uma métrica muito utilizada no atendimento ao cliente. A resolução total foca na qualidade do atendimento, ou seja, tem intuito de verificar se o problema apresentado pelo cliente foi completamente resolvido.
Para utilizá-la é preciso avaliar cada ticket a fim de verificar se ele foi devidamente resolvido, comparando o que está sendo eficiente e o que não está. O tempo de resolução total é, geralmente, quantificado em horas ou dias.
Sua fórmula apresenta-se como:
Tempo Médio de Resolução = Tempo Total de Resolução de Todos os Tickets Concluídos / Quantidade de Tickets Resolvidos
6. Resolução de primeiro contato
Também conhecida como resolução de primeira chamada, é uma métrica relacionada a aptidão do setor de atendimento solucionar o problema, ou dúvida, do cliente em seu primeiro contato. Neste caso, não há necessidade de acompanhar o cliente, pois a questão estará solucionada.
Dessa forma, a equipe de atendimento ao cliente não necessita retomar contatos, podendo focar em mais clientes e, consequentemente, aumentando a produtividade. Pode ser utilizada em conjunto a métrica anterior, visando a qualidade na experiência do cliente ao longo do tempo.
Seu cálculo tem resultado em porcentagem. Quanto maior, melhor:
Resolução na Primeira Chamada = 100 x (Problemas Resolvidos no Primeira Contato / Problemas Tratados pela Equipe de Atendimento ao Cliente)
7. Receita por representante de vendas
Como o nome indica, é uma métrica voltada ao processo comercial. Ela demonstra de forma clara a produtividade de cada vendedor e auxilia a analisar a contribuição de um colaborador, ou equipe, na geração de receita.
Ao analisar as informações vindas da métrica, é essencial levar em consideração alguns fatores como o nível de cada colaborador, se é um trainee ou um sênior, o produto ou serviço do seu foco de vendas, ambiente de atuação, entre outros.
A fórmula expõe a receita média individual, sendo:
Receita Média por Representante de Vendas = Receita de Vendas / Número de Representantes de Vendas
Utilizando as métricas ao seu favor
De maneira geral, é fundamental que a organização tenha informações que possibilitem a análise completa da produtividade e eficácia dos processos. Assim, os gestores têm base para tomar boas decisões visando o bom desempenho do negócio.
Porém, como os colaboradores são peça chave para a produtividade, a satisfação das equipes deve ser observada. Antes de aplicar uma nova métrica de produtividade, é essencial conversar com as pessoas colaboradoras para captar percepções e retirar dúvidas, a fim de manter a motivação e o engajamento geral.
E neste processo, é indispensável falar sobre o plano de benefícios corporativos. Um plano atraente e competitivo atrai os melhores talentos e os mantém engajados. Para chegar nesse ponto, contudo, é preciso um olhar estratégico. Para ajudar, preparamos um framework que você pode baixar e utilizar para avaliar e aprimorar sua estratégia de benefícios. Clique abaixo!
