Cada empresa organiza suas rotinas de trabalho da maneira mais adequada pra suas particularidades. Contudo, cada vez mais organizações aderem a um modelo que prioriza tarefas pontuais para um projeto às atividades recorrentes. Para organizar o andamento de cada tarefa, o método kanban é um dos mais populares.
Tradicionalmente, essa abordagem conta com três frases: “para fazer”, “em progresso” e “concluído”. Muitos consideram a segunda etapa como a que requer maior atenção, e com razão. O excesso de tarefas “em progresso” pode comprometer todo o fluxo. E, para controlar isso, é uma boa conhecer o conceito de WIP.
A sigla, que representa Work In Progress, ajuda gestores a controlarem não apenas as tarefas em execução, mas até aquelas que foram finalizadas e estão em etapa de aprovação. Quer entender mais sobre o conceito? Continue lendo!
O que é WIP na prática?
Em tradução literal, o termo significa “trabalho em progresso” e, na rotina, podemos entender como aquela atividade que está sendo realizada. Para a gestão de projetos, é a tarefa que está em execução, ocupando o tempo dos colaboradores e possivelmente outros recursos.
Também é válido para tarefas que estão em revisão, pois ainda não foram validados e, no caso de um produto, é aquele que ainda não pode ser vendido. Por um lado, pode parecer positivo concentrar tarefas nesta fase e não na inicial, “a fazer”, porém perder o controle da quantidade pode representar um mal sinal.
Por que ter atenção no “in progress”?
Ter um fluxo de trabalho otimizado é essencial para manter a equipe produtiva e reduzir desperdícios de recursos, seja tangível ou intangível. Com uma quantidade controlada de atividades nessa etapa, o tempo dos colaboradores é melhor aproveitado e, provavelmente, o produto ou serviço final terá uma qualidade padronizada.
O inverso, ou seja, acumular tarefas em execução podem acarretar em uma série de consequências negativas. A perda de foco é uma das principais, visto que cada colaborador da equipe precisará dividir sua atenção em múltiplas funções sendo mais difícil estabelecer prioridades e tornando o progresso menos eficiente, além de provavelmente gerar um atraso nas entregas e ainda correr risco de perder qualidade nos resultados. Com isso, o setor fica menos produtivo e menos engajado nas metas do dia a dia.
Manter a atenção na fase “in progress” é importante para não sobrecarregar funcionários, o que leva ao desengajamento e menor produtividade, estabelecer prazos e metas mais realistas e alcançáveis, otimizar processos e manter um padrão de qualidade nas entregas.
Como controlar o WIP
Para muitas organizações e gestores pode ser um desafio manter controle sobre as atividades em execução e é importante lembrar que tudo deve ser de acordo com a rotina de cada empresa, para ajudar confira 4 dicas!
Conheça a sua equipe
Para designar as tarefas de forma assertiva é fundamental conhecer os colaboradores que compõem a equipe. Pode parecer óbvio à primeira vista, mas é importante entender com qual tipo de atividade cada um tem mais facilidade e se identifica mais, assim há menos risco de impedimentos por falta de habilidade ou motivação, otimizando o fluxo de trabalho.
Analise previamente as tarefas
Um bom planejamento é indispensável para uma boa gestão, portanto analisar uma tarefa antes de iniciar irá ajudar a mapear os riscos durante sua execução e como evitá-los, tempo e recursos necessários, opções de soluções, entre outros fatores que tornarão o processo muito mais tranquilo. A equipe deve estar envolvida para passar uma visão prática e estar ciente do que está por vir.
Defina critérios de validação
Para concluir uma tarefa é preciso que o resultado esteja validado, seja por um cliente externo ou por outro colaborador, caso contrário esta continua em progresso pois pode a qualquer momento sofrer alterações. Portanto, é importante que esteja claro e registrado para as partes envolvidas os critérios de validação, assim não surgem dúvidas se está ou não concluído minimizando riscos de retrabalho.
Utilize metologia ágil e a tecnologia para auxiliar
Definir um prazo único para cada atividade não é tão simples, neste caso a metodologia ágil indica que as tarefas sejam divididas em mais partes, porém com prazos curtos, gerando menor chance de erro nas definições.
A tecnologia também deve ser aliada, tanto com o uso de ferramentas para controlar os projetos como um todo e reunir informações, quanto para otimizar as atividades que forem possíveis.
Ser estratégico no planejamento de projetos e rotina é fundamental para uma boa gestão, mantendo o trabalho fluido e com produtividade dos colaboradores. Utilizando as dicas adaptadas à rotina de cada organização e com bons recursos, ter o controle da fase do “work in progress” não será tão desafiador.
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