Não é novidade que a redução de custos é uma prioridade para grande parte das empresas. Mas, quando falamos de gestão de benefícios, essa redução não precisa significar cortes nos direitos dos colaboradores.
Pelo contrário: essa pode ser uma oportunidade para otimizar processos, aumentar a eficiência e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência do colaborador, o famoso employee experience.
Mas como fazer isso de forma inteligente e sem comprometer o valor entregue aos colaboradores? A resposta está na gestão estratégica de benefícios, em que a tecnologia tem um papel fundamental.
Neste artigo, vamos explorar como a tecnologia pode ajudar sua empresa a reduzir custos com benefícios e como a adoção de benefícios flexíveis pode proporcionar mais valor tanto para sua empresa quanto para seus colaboradores.
Vamos juntos?
O que significa redução de custos na gestão de benefícios?
A redução de custos na gestão de benefícios se refere ao processo de otimização das despesas envolvidas na administração dos benefícios oferecidos aos colaboradores de uma empresa.
Ou seja, não se trata de cortar direitos ou oferecer menos valor aos colaboradores. Pelo contrário: é sobre otimizar, personalizar e renegociar os benefícios para que a empresa ofereça mais valor aos funcionários com menos gasto operacional.
Custos que mais impactam a gestão de benefícios
Os custos que mais impactam a gestão de benefícios são divididos em duas categorias principais:
Custos administrativos e operacionais
Envolvem o tempo e os recursos necessários para gerenciar e processar benefícios, além dos custos com sistemas desintegrados e falhas operacionais que geram erros e retrabalho.
Custos indiretos e desperdícios
São causados pela oferta de benefícios não utilizados ou mal ajustados às necessidades dos colaboradores. Isso resulta em desperdício de recursos, já que benefícios não aproveitados não geram valor nem para a empresa, nem para os colaboradores.
Como a tecnologia pode reduzir os custos na gestão de benefícios?
A tecnologia permite automatizar processos de gestão de benefícios, reduzindo custos administrativos e operacionais.
Ferramentas digitais, por exemplo, permitem centralizar dados e monitorar em tempo real a utilização dos benefícios, o que ajuda a evitar desperdícios e a garantir que os recursos sejam bem alocados.
Não por acaso, uma pesquisa da MIT Sloan Management Review Brasil publicada em 2024 revela que 79% dos tomadores de decisão consideram a utilização de plataformas de RH muito importante para otimizar a gestão de recursos e aumentar a eficiência dos processos.
Quer um exemplo? Imagine o Pedro, gerente de RH em uma empresa que oferece vários tipos de benefícios. O problema é que Pedro não tem uma visão clara de como seus colaboradores os utilizam.
Isso pode resultar em desperdício de recursos, com colaboradores não utilizando determinados benefícios, simplesmente porque não se adequam às suas necessidades.
Agora, imagine a Fernanda, gerente de RH de uma outra empresa, que conta com uma plataforma de benefícios flexíveis digital e centralizada. Para Fernanda e sua empresa, duas vantagens estratégicas são realidade:
- Os colaboradores podem escolher como utilizar seus benefícios de acordo com suas preferências, o que aumenta a satisfação e elimina o desperdício.
- A empresa consegue ajustar os custos aos reais usos, otimizando seus recursos financeiros de forma eficaz e garantindo que nada seja desperdiçado.
E aí, de qual lado dessa história sua empresa está: Pedro ou Fernanda?
Leia também: Política de benefícios: o que é e como construir uma estratégia eficaz
Benefícios flexíveis: a solução para reduzir custos e melhorar a experiência do colaborador
A adoção de benefícios flexíveis é uma das soluções mais eficazes para alcançar o equilíbrio entre custos, oferta de benefícios e a experiência do colaborador.
Essa abordagem permite que cada colaborador escolha como utilizar seus benefícios de acordo com suas necessidades e preferências individuais.
Para a empresa, essa decisão reduz a burocracia e os custos operacionais, uma vez que elimina gastos com benefícios que não são utilizados, além de otimizar a gestão com a centralização de informações.
Aliás, de acordo com o Anuário de Benefícios Corporativos 2025, realizado pela Swile, a adoção de benefícios flexíveis nas empresas saltou de 26,2% para 39,3% em apenas três anos.
A pesquisa, que contou com a participação de 800 empresas e mais de 900 mil colaboradores, demonstra como essa tendência tem ganhado força, justamente por ser uma solução satisfatória e eficiente, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.
Como escolher a solução certa para reduzir custos na gestão de benefícios?
Ao buscar a solução certa para reduzir custos na gestão de benefícios, é fundamental considerar três pilares essenciais:
- Robustez financeira: A plataforma precisa ser sólida e capaz de atender a empresas de diferentes portes e setores sem comprometer a qualidade dos serviços.
- Capacidade digital: A solução deve ser 100% digital, com ferramentas intuitivas e integradas que simplifiquem tanto a gestão por parte do RH quanto a experiência do colaborador.
- Expertise em benefícios corporativos: A plataforma precisa ter experiência consolidada na área, garantindo compliance com regulamentações e oferecendo soluções que atendem às necessidades reais das empresas e seus colaboradores.
A Swile atende perfeitamente a esses pilares.
A solução Swile para otimizar a gestão de benefícios e reduzir custos
A Swile oferece uma solução de benefícios que substitui os tradicionais cartões de benefícios fragmentados por um único cartão multibenefícios Mastercard, que integra:
- Alimentação
- Refeição
- Saúde
- Educação
- Mobilidade
- Combustível
- Home office
- Premiação
- Saldo livre
Com a gestão facilitada, o RH tem mais controle e os colaboradores sabem exatamente onde gastar cada saldo.
Com custo zero para a empresa, a Swile oferece agilidade e modernização, sem taxas extras. Além disso, está em conformidade com as regras do PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), com total segurança jurídica.
Conheça todas as vantagens estratégicas da Swile para a sua empresa e entenda porque a nossa solução de benefícios é a preferida dos colaboradores!
Conclusão: reduzir custos com gestão de benefícios é eficiência empresarial
Reduzir custos com gestão de benefícios não significa cortar direitos, mas sim otimizar processos, personalizar e garantir que os recursos sejam usados de forma mais eficiente.
A tecnologia e a adoção de benefícios flexíveis são os principais pontos de partida para alcançar esse equilíbrio, oferecendo mais valor aos colaboradores com menos gasto operacional para a empresa.
Se você quer entender mais sobre como a gestão estratégica de RH pode ajudar sua empresa a enfrentar os principais desafios atuais, não deixe de conferir nosso artigo sobre os principais desafios do RH hoje nas empresas e como solucioná-los de forma estratégica.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Como funciona a implementação de uma solução de benefícios flexíveis?
A implementação de uma solução de benefícios flexíveis é simples e rápida. Na Swile, por exemplo, o processo de adesão não gera custos para a empresa e pode ser feito de forma ágil, com suporte contínuo para a equipe de RH. Em pouco tempo, você já verá os benefícios de uma gestão mais eficiente.
Quais os custos envolvidos na adoção da Swile?
A implementação da Swile não tem custo nenhum para sua empresa. Não há taxas de adesão ou custos mensais extras, o que faz a solução totalmente acessível e sem custos operacionais adicionais. Além disso, a empresa se beneficia da gestão digital, que reduz os custos com papelada e processos manuais.
Como a Swile garante a conformidade com a legislação trabalhista?
A Swile está totalmente alinhada com as regulamentações do PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador) e outras normas relacionadas à tributação de benefícios. Isso garante que sua empresa esteja sempre em conformidade, evitando riscos jurídicos e fiscais.