A automação de processos no RH é uma necessidade estratégica para aumentar a eficiência do setor e reduzir custos operacionais.
Muitos departamentos de Recursos Humanos ainda enfrentam o desafio de gerenciar tarefas repetitivas, que consomem tempo e recursos. Soma-se a isso a pressão por resultados rápidos e a necessidade de otimizar a experiência dos colaboradores.
A verdade é que, no dia a dia, o RH precisa equilibrar diversos pratos da gestão de pessoas e da administração de processos burocráticos.
A automação pode mudar essa dinâmica, abrindo espaço para que os times se concentrem no que realmente importa: o desenvolvimento humano e estratégico da organização.
Não por acaso, a Deloitte revela que 56% dos líderes de RH estão redesenhando seus processos para aproveitar ferramentas digitais.
Neste artigo, vamos explorar como a automação de processos pode resolver desafios concretos do RH e melhorar a experiência do colaborador. Se sua empresa busca mais agilidade e resultados eficientes, este conteúdo é para você.
O que é automação de processos e por que isso importa para o RH?
A automação de processos é a implementação de tecnologias para simplificar e otimizar tarefas repetitivas e operacionais como, no caso do RH, recrutamento, gestão de benefícios e folha de pagamento.
A automação possibilita mais agilidade, precisão e eficiência nesses processos, porque substitui atividades manuais por soluções digitais.
Como vimos no início desse conteúdo, um estudo da Deloitte aponta que 56% dos líderes de RH estão reformulando suas operações para integrar ferramentas digitais.
Para o RH do futuro, a automação é o caminho viável para elevar os níveis de serviço, melhorar a experiência do colaborador e aumentar a produtividade das equipes, sem reduzir a importância do papel humano.
Desafios dos processos manuais no RH e o impacto no negócio
Os processos manuais no RH apresentam desafios significativos para as organizações, especialmente quando se trata de otimização de tempo e produtividade.
Um artigo da McKinsey informa que muitos departamentos de RH ainda alocam quase 60% de seu tempo e recursos em atividades transacionais, enquanto as equipes de alta performance dedicam menos de 40% a essas tarefas.
Isso não só impacta a performance do setor, mas reflete diretamente nos resultados do negócio.
Principais desafios dos processos manuais no RH:
- Ineficiência: Tarefas repetitivas demandam um tempo valioso que desvia o foco de atividades estratégicas, como a atração e retenção de talentos.
- Erros humanos: A falta de automação pode gerar falhas e inconsistências nos processos.
- Custo elevado: Processos manuais requerem mais recursos humanos e aumentam os custos operacionais.
- Experiência do colaborador prejudicada: A lentidão no processamento de demandas impacta a satisfação dos colaboradores.
Leia mais: Desafios do RH: os principais obstáculos que as empresas enfrentam hoje
Principais benefícios da automação de processos no RH
A automação de processos no RH oferece uma série de vantagens que impactam diretamente a eficiência das operações e a qualidade do serviço prestado, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.
- Aumento de eficiência e produtividade: A automação elimina tarefas repetitivas para que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas, o que resulta em maior produtividade.
- Melhoria da experiência do colaborador: Soluções automatizadas garantem respostas rápidas e intuitivas, melhorando a satisfação do colaborador.
- Decisões mais inteligentes com dados em tempo real: Com a automação, é possível coletar e analisar dados em tempo real, o que permite tomar decisões mais informadas e assertivas.
- Compliance e redução de erros: A automação minimiza erros humanos e ajuda a garantir que os processos sigam as regulamentações de forma padronizada.
Alguns exemplos práticos do potencial da automação no RH, especialmente no contexto da inteligência artificial, foram discutidos por Christiane Berlinck, diretora de RH do Grupo OLX, e André Bergamini, gerente executivo da Suzano. O tema é aprofundado no episódio 6 do Além do Crachá, videocast da Swile apresentado por Zeca Camargo. Confira:
Quais processos do RH podem (e devem) ser automatizados?
A automação no RH pode ser aplicada em diversos processos para otimizar operações e permitir que a equipe de Recursos Humanos se concentre em atividades mais estratégicas. Os principais exemplos são:
- Recrutamento e seleção: A triagem de currículos, o agendamento de entrevistas e a comunicação com candidatos podem ser facilmente automatizados, agilizando o processo de contratação e garantindo uma experiência mais fluida para os candidatos.
- Onboarding e offboarding: A integração de novos colaboradores e o processo de desligamento podem ser simplificados por meio de sistemas automatizados, garantindo uma transição mais eficiente e sem erros.
- Gestão de benefícios: A administração de benefícios como vale-refeição, assistência médica e outros pode ser automatizada, tornando a distribuição e o acompanhamento mais rápidos e menos propensos a erros.
- Folha de pagamento: Processos de cálculo de salários, impostos, bônus e descontos são perfeitamente automatizáveis, o que reduz significativamente o risco de erro e aumenta a confiabilidade da folha de pagamento.
- Gestão de ponto e férias: O controle de jornada de trabalho, absenteísmo e agendamento de férias pode ser integrado a sistemas automatizados, garantindo que os dados sejam registrados de forma precisa e em tempo real.
Como implementar automação de processos no RH: roadmap prático
Implementar a automação de processos no RH requer uma abordagem estruturada, com etapas claras e alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. A seguir, confira o roadmap para garantir uma transição bem-sucedida:
1. Diagnóstico: mapeie processos repetitivos
Antes de mais nada, é necessário mapear os processos atuais do RH. Identifique atividades repetitivas e demoradas que consomem tempo das equipes e que podem ser automatizadas. Avaliar os processos críticos e de maior impacto ajudará a priorizar a automação.
2. Escolha de tecnologia alinhada com a estratégia empresarial
Escolher as ferramentas de automação certas é fundamental. Avalie soluções que se integrem bem ao seu ecossistema atual e que atendam às necessidades do seu RH.
Lembre-se que a tecnologia deve estar alinhada com os objetivos de negócio e ser escalável para o crescimento da empresa.
3. Gestão de mudança e capacitação de times
A automação exige mudanças na cultura e na forma como as equipes operam. Prepare os colaboradores para essa transformação, com treinamentos sobre como utilizar as novas ferramentas de forma eficiente.
4. Monitoramento e melhoria contínua
Após a implementação, é fundamental acompanhar os resultados e ajustar os processos conforme necessário. Monitore os indicadores (KPIs) e feedbacks dos colaboradores para entender o impacto da automação e identificar oportunidades para otimização contínua.
A automação de processos na Swile: simplificando a gestão de benefícios no RH
A Swile oferece uma solução completa para automatizar a gestão de benefícios na sua empresa.
Nossa plataforma se integra nativamente com sistemas de RH como TOTVS e outras ferramentas de gestão, automatizando atualizações de colaboradores e a movimentação de dados, como admissões e desligamentos.
Com o painel de controle intuitivo, o RH pode gerenciar benefícios flexíveis, agendar recargas e realizar cadastros massivos sem precisar de planilhas.
A experiência do colaborador também é automatizada, com recursos como o bloqueio/desbloqueio de cartões e reconhecimento automático de estabelecimentos.
A Swile ainda reduz os custos de suporte humano, com 90% dos atendimentos sendo realizados por inteligência de atendimento.
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FAQ — Perguntas frequentes sobre automação de processos no RH
O que significa automação de processos no contexto de RH?
A automação de processos no RH refere-se ao uso de tecnologias para substituir tarefas manuais e repetitivas, como o gerenciamento de benefícios, recrutamento, controle de jornada e folha de pagamento.
Quais KPIs monitorar após implementar automação de processos?
Após implementar a automação no RH, é importante acompanhar KPIs como:
- Tempo de processamento: quanto tempo foi economizado com a automação de tarefas.
- Taxa de erro: redução de falhas operacionais.
- Satisfação do colaborador: feedback sobre a experiência de uso das ferramentas automatizadas.
- Custo operacional: comparação dos custos antes e depois da automação.
- Produtividade do time de RH: aumento na capacidade de lidar com mais tarefas em menos tempo.
Quais são os riscos de automatizar o RH sem um plano claro?
Automatizar o RH sem um plano bem definido pode levar a problemas como a escolha inadequada de tecnologias, falta de alinhamento com os objetivos da empresa e resistência dos colaboradores.
Além disso, a automação mal implementada pode gerar erros, prejudicar a experiência do colaborador e aumentar os custos, em vez de reduzi-los.