Vale-refeição para empresas: uma obrigação ou uma oportunidade? Sabemos que o vale-refeição é um dos benefícios mais oferecidos pelas empresas brasileiras. Cerca de 78% das organizações disponibilizam esse benefício para seus colaboradores.
No entanto, as novas regras do PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), trazidas pelo Decreto nº 12.712/2025, estão reformulando a maneira como o vale refeição deve ser gerido.
Como manter sua empresa em conformidade, evitar riscos fiscais e trabalhistas, e ainda aproveitar as oportunidades para oferecer uma experiência diferenciada para os colaboradores? É isso que vamos explorar neste texto.
Neste guia, a equipe Swile explica como as mudanças nas regras do vale-refeição impactam a gestão do benefício, como simplificar o processo e garantir que sua empresa aproveite as novas possibilidades.
Continue lendo e fique por dentro das novas exigências do vale-refeição.
O que é o vale-refeição e por que ele importa nas empresas?
O vale-refeição é um benefício corporativo que dá aos funcionários um cartão corporativo com créditos para comprar refeições prontas em restaurantes, lanchonetes e padarias.
Na prática, a empresa disponibiliza um saldo pré-pago para cada pessoa, com regras de uso voltadas à alimentação.
No entanto, o vale-refeição já não é um benefício que faça as empresas se destacarem, porque é tradicional e esperado pelos colaboradores. O Anuário de Benefícios e Práticas Corporativas 2025 da Swile aponta que cerca de 78% das empresas oferecem o benefício.
Contudo, como analisa o anuário, quando o valor oferecido é inadequado ou quando falta tempo ou estrutura para que os funcionários possam fazer uma refeição de qualidade durante o expediente, a insatisfação cresce.
Em 2024, a média nacional para uma refeição fora de casa foi de R$ 51,61. No entanto, de acordo com os dados do anuário, a média de valor oferecido pelas empresas como vale-refeição ficou em torno de R$ 35 por dia, uma defasagem de aproximadamente 32%.
Essa diferença pode gerar insatisfação entre os colaboradores, impactando na experiência do colaborador e na retenção de talentos.
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Vale-refeição na legislação: PAT e CLT explicados
Embora a CLT não exija o vale-refeição, o PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), criado pela Lei nº 6.321/1976, incentiva as empresas a oferecerem alimentação aos seus colaboradores.
A adesão é voluntária, ou seja, a empresa pode escolher participar. Mas, ao aderir, ganha benefícios fiscais, como a possibilidade de deduzir os valores investidos em alimentação do imposto de renda.
As principais regras do PAT são:
- O vale-refeição deve ser utilizado exclusivamente para alimentação (almoço, jantar, etc.);
- Não pode ser usado para produtos não alimentares;
- A empresa não pode obter descontos ou comissões dos estabelecimentos conveniados;
- O valor do benefício deve respeitar os princípios de saúde e segurança alimentar.
Essas normas foram reforçadas pelo Decreto nº 10.854/2021 e a Portaria nº 672/2021, que detalham ainda mais a regulamentação do programa.
A CLT, por sua vez, trata da natureza do benefício, garantindo que o auxílio-alimentação não seja considerado parte da remuneração, desde que o pagamento não seja feito em dinheiro, como descrito no artigo 457.
Como o vale-refeição se relaciona com as novas regras do PAT e as obrigações legais da empresa?
As novas regras da PAT, trazidas pelo Decreto nº 12.712/2025, impactam diretamente a gestão do vale-refeição nas empresas, trazendo benefícios tanto para as organizações quanto para os trabalhadores.
A principal mudança é a interoperabilidade: agora, os cartões de vale-refeição serão aceitos em qualquer estabelecimento que tenha a capacidade de processar pagamentos eletrônicos, sem depender de redes ou bandeiras exclusivas.
As outras principais mudanças são:
- Abertura do arranjo de pagamentos: todos os players do setor de benefícios passam a atuar no arranjo aberto, assim como a Swile.
- Teto de taxa: as taxas cobradas nas transações de vale-refeição terão um limite de 3,6% para taxa de serviço e 2% para tarifa de intercâmbio.
- Prazo de pagamento aos lojistas: o prazo para repasse do valor para os comerciantes será de 15 dias.
A expectativa é que, com a redução dessas taxas, o poder de compra dos trabalhadores aumente. Como disse o Júlio Brito, General Manager da Swile, em entrevista ao Jornal da Manhã: “as mudanças beneficiam muito o trabalhador e tornam o ambiente mais competitivo e mais justo”, diz.
Tabela resumo das novas regras do PAT (Decreto nº 12.712/2025)
| Característica | Regra Anterior | Nova Regra (Decreto nº 12.712/2025) | Prazo para Adequação |
| Taxa de Serviço (MDR) | Variava (até 10%) | Teto de 3,6% sobre a transação | Fevereiro de 2026 (90 dias após o decreto) |
| Tarifa de Intercâmbio | Variava | Teto de 2% | Fevereiro de 2026 |
| Prazo de Repasse de Pagamentos | Contratual (podia ser longo, 30 a 45 dias) | Máximo de 15 dias corridos para repasse aos estabelecimentos | Fevereiro de 2026 |
| Interoperabilidade (Aceitação de Bandeiras) | Operadoras com arranjos fechados (não aceitavam outras bandeiras) | Obrigatória para operadoras com mais de 500 mil usuários (qualquer maquininha deve aceitar todas as bandeiras) | Maio de 2026 (180 dias para arranjos abertos) e Novembro de 2026 (360 dias para interoperabilidade total) |
| Descontos/Ágio de Empresas Beneficiárias | Prática comum de “rebate” para conseguir taxas menores | Proibido exigir ou receber qualquer tipo de ágio, desconto ou contrapartida indireta (como “cashback” para a empresa contratante) | Em vigor desde outubro de 2024 (Portaria MTE nº 1.707) |
| Uso do Benefício | Risco de uso para outros fins | Uso exclusivo para alimentação e refeição (fiscalização reforçada) | Em vigor |
Leia mais: Vale-refeição e vale-alimentação: tudo o que funcionários e empresas precisam saber
Desafios tradicionais na gestão do vale-refeição pelas empresas
A gestão do vale-refeição vale-refeição nas empresas tem desafios, principalmente devido a aspectos operacionais e fiscais que exigem constante atenção.
- Complexidade administrativa: A gestão manual do vale-refeição exige controle constante e gera retrabalho, tomando tempo da equipe de RH.
- Custos elevados: Além da defasagem de valor, há taxas de processamento e manutenção de sistemas que aumentam os custos operacionais.
- Conformidade com a legislação: A empresa deve estar atenta às exigências fiscais e trabalhistas, o que pode gerar riscos e multas em caso de erro.
- Falta de flexibilidade: Sistemas antigos muitas vezes limitam o uso do vale-refeição a comércios específicos, prejudicando a experiência do colaborador.
Como cumprir a obrigação legal sem gerar mais trabalho para o RH?
Cumprir a obrigação legal do vale-refeição sem sobrecarregar o RH é possível por meio da simplificação e automatização dos processos.
Com uma plataforma digital de gestão de benefícios, a empresa elimina a necessidade de controle manual e ainda mantém tudo em conformidade com a legislação.
Sistemas automatizados integram diretamente o vale-refeição à folha de pagamento, o que garante que os valores estejam sempre atualizados, sem erros ou retrabalho.
Ou seja, isso significa menos tempo gasto conferindo números e mais tempo para o RH se dedicar a tarefas mais estratégicas.
Além disso, plataformas como essa garantem que o benefício esteja em total conformidade com as exigências do PAT e da CLT, com relatórios e auditorias que facilitam o controle.
Assim, a obrigação legal é cumprida com precisão, sem a dor de cabeça de processos manuais.
Como evitar riscos trabalhistas e fiscais com o vale-refeição?
A gestão do vale-refeição envolve não apenas o cumprimento das obrigações legais, mas a adoção de práticas que evitam riscos trabalhistas e fiscais. Veja as principais orientações:
- Aderir ao PAT quando aplicável: Empresas que se inscrevem no Programa de Alimentação do Trabalhador têm benefícios fiscais, como a possibilidade de deduzir os gastos com alimentação no Imposto de Renda. Porém, ao optar por participar, a empresa deve seguir as regras do programa à risca.
- Não ultrapassar o limite de desconto do trabalhador: A legislação trabalhista permite que o empregado contribua com uma parcela do valor do vale-refeição, mas esse desconto não pode ultrapassar 20% do valor total concedido. Qualquer valor de participação do trabalhador, mesmo que simbólico, pode descaracterizar o benefício como indenizatório, fazendo-o ser considerado parte da remuneração, o que implica no pagamento de encargos trabalhistas.
- Formalizar a concessão do benefício: O vale-refeição deve ser previsto em documentos formais, como a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), o Acordo Coletivo de Trabalho (ACT) ou mesmo o contrato de trabalho. Essa formalização assegura que o benefício seja classificado corretamente como uma verba indenizatória e não como parte da remuneração.
- Documentação e controle: Mantenha registros detalhados sobre a concessão e o uso do vale-refeição, incluindo valores pagos, estabelecimentos conveniados e datas de repasse.
- Evitar o uso inadequado do benefício: O vale-refeição não pode ser convertido em dinheiro nem utilizado para compras de itens não alimentares. O uso indevido pode resultar em penalidades.
Leia também: Benefícios flexíveis valem a pena? Entenda o que a empresa ganha
Como modernizar o vale-refeição para aumentar a satisfação e reduzir retrabalho?
Mais de 61% dos respondentes do Anuário de Benefícios e Práticas Corporativas da Swile afirmaram que práticas de RH atualizadas são decisivas na escolha de uma nova vaga de emprego.
Isso mostra como a experiência do colaborador impacta a atração e retenção de talentos.
Na Swile, sabemos que oferecer um vale-refeição de qualidade vai muito além de cumprir a obrigação legal. É sobre proporcionar liberdade e praticidade para seus colaboradores, ao mesmo tempo em que torna a gestão mais eficiente para o RH.
Com a solução Swile, sua empresa oferece aos colaboradores um cartão Mastercard sem custos adicionais, que pode ser usado em mais de 4 milhões de estabelecimentos no Brasil.
O benefício pode ser acompanhado em um aplicativo moderno e simples de usar, com integração de soluções digitais e acesso a descontos exclusivos em mais de 1000 lojas parceiras direto no App com o Swile Shop.
Por fim, a Swile está 100% em conformidade com o PAT, para garantir que sua empresa esteja sempre alinhada às regulamentações.
Ofereça aos seus colaboradores uma solução moderna, eficiente e que realmente agrega valor. Transforme a experiência do vale-refeição na sua empresa com a Swile!
Conclusão
O vale-refeição é um benefício tradicional oferecido pelas empresas e já esperado pelos colaboradores.
As mudanças nas regras do PAT e as novas soluções digitais oferecem oportunidades para as empresas modernizarem a gestão desse benefício, oferecendo mais flexibilidade e liberdade aos colaboradores.
Ao adotar soluções como cartões digitais e plataformas intuitivas, as empresas não só melhoram a experiência do colaborador, mas simplificam a gestão do vale-refeição, reduzindo burocracia e riscos fiscais.
Esse é o momento de repensar o vale-refeição para empresas e como ele pode ser otimizado.
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